TESSERAMENTO 2019

La circolare del Comitato Zonale di Reggio Emilia per i circoli ad esso aderenti

INFORMAZIONI TECNICHE RIGUARDANTI IL TESSERAMENTO 2019

1 – CHIUSURA TESSERAMENTO 2018, RINNOVO AFFILIAZIONE 2019 E PRE-TESSERAMENTO 2019.

Le tessere richieste per il 2018 hanno validità fino al 31/12/2018 e possono essere rinnovate per il 2019 a partire dal prossimo mese di dicembre. Tutte le tessere che non siano ancora state ritirate o di cui non è stata richiesta la spedizione, sono state o verranno stampate e sono a disposizione dei rispettivi circoli. Per queste tessere il comitato zonale ha dovuto anticipare all’ANSPI nazionale il pagamento: invitiamo quindi ad effettuare al più presto il saldo per queste tessere e altri eventuali pagamenti in sospeso, comunque entro la fine del mese di novembre anche per questioni contabili. Eventuali pendenze verso la segreteria zonale impediranno il rinnovo dell’affiliazione e il tesseramento 2019.

Il 1 ottobre il comitato zonale HA CHIUSO DEFINITIVAMENTE IL TESSERAMENTO 2018

per consentire a Circoli-oratori-associazioni di richiedere eventuali nuove tessere 2018 negli ultimi mesi dell’anno pagando solo la quota per la tessera 2019 quando questa verrà stampata, evitando di pagare la quota di tesseramento per l’anno in corso solo per poche settimane (pre-tesseramento 2019).

Di conseguenza, con la chiusura del tesseramento 2018, non è più possibile fare tessere 2018 (né rinnovi, né nuovi tesserati) e risulta quindi bloccato per tutti il tesseramento, che ogni Circolo-Oratorio-Associazione potrà riattivare solo rinnovando l’affiliazione ANSPI per il 2019 per usufruire anche del pre-tesseramento 2019. Attraverso il sistema informatizzato di tesseramento via internet sul sito www.tesseramentoanspi.it si seguono i vari passaggi della procedura della richiesta di affiliazione 2019*: terminata questa, prima la segreteria nazionale ANSPI se in possesso di tutta la documentazione completa del circolo/oratorio, poi il comitato zonale se non risultano crediti/debiti in sospeso, abiliteranno il circolo a richiedere per il 2018 le tessere nuove che verranno rinnovate in automatico anche per il 2019. Solo al raggiungimento della richiesta di n° 20 tesserati di cui almeno 10 adulti, come prevede il nuovo statuto nazionale, verrà abilitata la stampa dell’attestato di affiliazione.

Allo stesso modo sarà possibile A PARTIRE DA DICEMBRE richiedere il rilascio della dichiarazione di affiliazione per ottenere dal proprio comune il nulla osta per gestire un bar o case per ferie per i soci: anche in questo caso, al termine della richiesta sarà il comitato zonale a dare l’abilitazione a stampare la dichiarazione da portare entro il 31 dicembre agli uffici di competenza del comune di appartenenza per il rinnovo dell’autorizzazione.

Per i circolo-oratori che vendono bevande alcoliche nel bar, il sistema di tesseramento predispone anche una comunicazione da presentare alla Questura (secondo quanto stabilisce la legge): questa va firmata e consegnata o inviata annualmente in duplice copia direttamente alla questura del proprio territorio (provincia). La segreteria zonale di Reggio Emilia è disponibile a recapitare alla questura tali documenti per conto dei circoli, purchè le due copie firmate giungano in segreteria firmate entro il 20 gennaio 2019.

*attenzione: se risultasse scaduto il mandato del consiglio direttivo in carica, occorrerà inviare alla segreteria zonale i nuovi verbali (e la eventuale relativa documentazione aggiornata in caso di cambio del Presidente) con i quali la segreteria nazionale aggiornerà i dati nel sistema.

SI SUGGERISCE COMUNQUE DI RINNOVARE L’AFFILIAZIONE ANNUALE PRIMA DELLA SUA SCADENZA (CHE È PER TUTTI IL 31 DICEMBRE) PER DARE CONTINUITÀ ALL’AFFILIAZIONE E AI VANTAGGI CHE NE DERIVANO PER IL CIRCOLO-ORATORIO, COSì COME PER I TESSERATI PER LA REGOLARITÀ FISCALE E ASSICURATIVA. Indicativamente i tempi sarebbero questi:

OTTOBRE – NOVEMBRE		RINNOVO DELL’AFFILIAZIONE, eventuali PRE-TESSERAMENTI
DICEMBRE		RINNOVO DELLE TESSERE, eventuali pre-tesseramenti e richiesta DEL NULLA-OSTA PER IL BAR, MENSA, CASA PER FERIE
Tra GENNAIO e APRILE		CONVOCARE L’ASSEMBLEA ANNUALE DEI SOCI PER APPROVAZIONE DEL BILANCIO E PER EVENTUALE RINNOVO DELLE CARICHE
Fino al 30 SETTEMBRE		il Tesseramento è sempre aperto

2 – QUOTE PER IL TESSERAMENTO ANSPI 2019

QUOTA ANNUALE DI AFFILIAZIONE DEL CIRCOLO + NOTIZIARIO NAZIONALE senza ulteriori quote integrative se l’affiliazione viene fatta entro la fine di marzo 2019	€ 100,001
TESSERA ADULTO  (18 anni compiuti nel momento della richiesta della tessera nel sistema informatizzato)	€ 7,502
TESSERA RAGAZZO (meno di 18 anni al momento della richiesta della tessera nel sistema informatizzato)	€ 4,502

Quote per servizi accessori e facoltativi:

QUOTA ANNUALE per NULLA OSTA ANALCOLICI	€ 25,00
QUOTA ANNUALE per NULLA OSTA ALCOLICI / CASA PER FERIE / MENSA	€ 50,00
Novità 2019: QUOTA PER SERVIZIO SPEDIZIONE O CONSEGNA A DOMICILIO La Segreteria zonale può offrire la consegna o spedizione delle tessere e altra documentazione direttamente alla sede del circolo-oratorio-parrocchia o all’indirizzo indicato. Occorre accordarsi con la segreteria stessa sia sulla frequenza delle consegne (ogni quante settimane/mesi, dove consegnare e in quali orari, a chi spedire e con quali modalità,…). Per ogni consegna o spedizione verrà richiesto un contributo a copertura delle spese. Rimane sempre la possibilità di ritirare le tessere presso la segreteria zonale senza costi aggiuntivi, o di accordarsi per la consegna in occasione di celebrazioni o eventi in Diocesi (ad esempio, alla messa Crismale del Giovedì Santo in Cattedrale, …) o in altri luoghi o appuntamenti (tipo al martedì sera alla sede del coro La Baita a Scandiano…)	variabile
1 Novità 2019: QUOTA INTEGRATIVA SULLE AFFILIAZIONI RITARDATARIE. Il periodo ottimale per rinnovare l’affiliazione dei Circoli all’ANSPI per l’anno successivo è nei mesi di ottobre-novembre-dicembre. Tuttavia, si accettano anche domande nei primi mesi del nuovo anno. L’ANSPI Nazionale ha deciso di applicare delle quote integrative che raggiungono anche il valore 5 volte maggiore per le affiliazioni dei circoli avvenute nei mesi da aprile in avanti. Di conseguenza tale quota verrà applicata dall’ANSPI zonale ai circoli (sperando non ce ne sia bisogno)	variabile
2 Novità dal 2018: QUOTA AGGIUNTIVA SU OGNI TESSERAMENTO FATTO INSERIRE ALLA SEGRETERIA ZONALE È compito dei singoli oratori-circoli-associazioni fare gli inserimenti dei dati e le richieste delle tessere attraverso il sistema di tesseramento informatizzato via internet per il quale ad ogni Circolo vengono assegnate annualmente le proprie password. Tuttavia, nel caso in cui tale lavoro venga richiesto alla segreteria zonale, questo già dal 2018 viene addebitato al circolo stesso con una quota aggiuntiva di 0,50 € per ciascuna tessera. Non si accettano dati trasmessi a voce via telefono.	+ € 0,50

3 – RICHIESTA DI ISCRIZIONE AL REGISTRO DELLE ASD DEL CONI

Anche quest’anno il sistema di tesseramento propone al momento della richiesta di affiliazione se si intende aderire al protocollo d’intesa tra Anspi e Polisportive Giovanili Salesiane (PGS) e ottenere l’iscrizione al Registro nazionale delle ASD (Associazioni Sportive Dilettantistiche)certificato dal CONI. L’adesione non comporta costi aggiuntivi, ma il circolo/oratorio ANSPI che aderisce è obbligato a indicare per ciascun tesserato se pratica attività sportiva e quale disciplina, e il suo indirizzo di residenza completo. Un lavoro in più, ma può risultare ben speso se le agevolazioni e i vantaggi riservati alle ASD iscritte al CONI fossero ritenute utili per la propria organizzazione (tra i vantaggi, c’è la possibilità di rimborsare fino a 10.000 euro all’anno senza altri obblighi né adempimenti i collaboratori dilettanti per l’attività sportiva, o partecipare ai tavoli comunali dello sport, o ottenere il diritto di utilizzo di strutture pubbliche per le proprie attività…). ATTENZIONE: se non si è interessati, assicurarsi che nella procedura di rinnovo dell’affiliazione per il 2019 sia selezionata la risposta NO alla domanda di adesione alla convenzione. Far annullare questa opzione alla segreteria nazionale è molto difficile o quasi impossibile!

4 – INVIO DOCUMENTAZIONE AGGIORNATA.

Tutta la documentazione dei circoli è stata digitalizzata e caricata nel sistema di tesseramento Anspi. Alcuni documenti (atto costitutivo, statuti nelle varie versioni storiche) non hanno la necessità di essere cambiati se non per casi particolari. Altri invece vanno tenuti aggiornati con maggior frequenza (documento d’identità in corso di validità del presidente, verbale dell’ultima assemblea elettiva e dell’ultimo consiglio elettivo e certificato di attribuzione del codice fiscale e/o Partita Iva). Invitiamo i responsabili dei circoli a fornire sempre e con rapidità alla segreteria zonale gli aggiornamenti relativi al proprio circolo. Il sistema di tesseramento tiene bloccata la procedura per il rinnovo dell’affiliazione ed il tesseramento in caso di documenti mancanti o scaduti (soprattutto se risulta scaduto il mandato del consiglio direttivo): solo con l’invio della documentazione mancante o aggiornata sarà possibile continuare o iniziare il tesseramento.

5 – IL TESSERAMENTO ANNUALE

Come ogni anno, saranno sostituite tutte le password per l’accesso al tesseramento on-line: questo avviene al momento dell’affiliazione per il 2019 e le nuove credenziali verranno spedite in automatico all’indirizzo mail del circolo, indicato nella prima schermata nel sito del tesseramento: verificare quindi che sia indicato un indirizzo mail valido e che qualcuno lo tenga controllato.

Entrando nel sistema di tesseramento www.tesseramentoanspi.it con l’inserimento del codice circolo e della password, appare una schermata con i dati dell’associazione e le tabelle con i dati consuntivi relativi all’archivio dal 2006 ad oggi e alla situazione del tesseramento in corso, e il menu orizzontale diventa così:

Dalla sezione Tesseramento è possibile visualizzare tutto lo storico delle varie annate di tesseramento e selezionando il tesseramento (o PreTesseramento) dell’anno in corso (fuori dal riquardo dello storico) richiedere il tesseramento (o pre-tesseramento) per l’anno in corso.

Nella Sezione Tesseramento AAAA (= anno in corso) viene visualizzato l’elenco con tutti gli iscritti anche negli anni precedenti all’ANSPI, individuati dal proprio Cognome, Nome, Data di Nascita, Luogo di Nascita, Codice Fiscale Codice ID Tesserato e data della eventuale richiesta della tessera in corso oppure anno dell’ultima tessera richiesta. Ci sono anche due colonne che indicano la eventuale attività sportiva: interessano solo i circoli che si iscrivono al registro ASD del CONI (vedi punto 4 di questa circolare)

Nella prima colonna della tabella è indicato lo stato del tesseramento del socio nell’anno in corso, e può essere:

	“Richiesta” scritto in colore rosso	la Tessera per l’anno in corso è stata richiesta e la segreteria zonale provvederà a stamparla
Numero scritto in colore verde	la Tessera per l’anno in corso è stata già stampata dallo Zonale ed è valida fino al 31/12 dell’anno in corso
Dati mancanti o errati in colore arancione con simbolo della matita	in corrispondenza di vecchi associati nella cui anagrafica non sono ancora stati inseriti il luogo di nascita ma soprattutto il codice fiscale. Dal prossimo tesseramento 2017 potrebbe apparire anche se manca soltanto l’autorizzazione al trattamento dei dati *
Richiesta PreTessera o Tessera	Cliccare su questo tasto per richiedere immediatamente la PreTessera o la Tessera per l’anno in corso

* In caso di presenza della scritta “Dati mancanti o errati”, cliccando sul disegno a forma di matita si accede direttamente alla pagina dell’anagrafica del socio e da qui si seleziona il luogo di nascita dall’elenco e si assegna il codice fiscale che viene calcolato dal sistema se tutti i dati precedenti sono completi e corretti. Sarà obbligatorio per ciascun tesserato per il quale si richiede la tessera dichiarare che ha autorizzato al trattamento dei dati personali. Se quindi non è stato fatto in passato, occorrerà mettere il segno di spunta / flag in corrispondenza del quadratino alla voce “Firma per il trattamento dati”.

Confermare poi le modifiche cliccando sul tasto in fondo alla pagina.

6 – CORREZIONE DI ERRORI E MODIFICHE

• I dati identificativi degli Oratori/Circoli (denominazione, indirizzo sede, codice fiscale, rappresentante legale) già inseriti, analizzati ed archiviati, potranno essere modificati solo dalla segreteria nazionale inviando copia del verbale deliberativo. Tutto ciò al fine di una esatta corrispondenza dei dati.
• I dati identificativi dei tesserati invece possono essere corretti anche dall’operatore del circolo incaricato per il tesseramento on-line, ma solo se la tessera non è attiva, ovvero se per l’anno in corso non è ancora stata fatta la richiesta. Per i dati principali che appaiono anche sulla tessera (Cognome, Nome, Data di nascita) non è possibile modificare più di un campo (attenzione: anche la riscrittura da minuscolo a MAIUSCOLO viene considerata una variazione!). In caso di tessera già richiesta (e/o stampata) eventuali errori possono essere corretti solo dalla segreteria nazionale alla quale occorre inviare la richiesta attraverso la propria segreteria zonale segnalando l’errore e i dati corretti da inserire. ATTENZIONE: il sistema tiene traccia di ogni variazione!

7 – ANNULLAMENTO DI UNA TESSERA RICHIESTA PER ERRORE

Se viene fatta la richiesta di una o più tessere per sbaglio, o ci si accorge che un socio risulta già tesserato ANSPI in un’altra associazione per l’anno in corso, o nella stessa ma con dati leggermente differenti (quindi inserito due volte), si può richiedere di annullare la richiesta tessera dell’anno in corso solo alla segreteria nazionale attraverso la segreteria zonale. Per questa procedura, soprattutto di fronte a grandi quantità di tessere da annullare o comunque a sua discrezione, l’ANSPI Nazionale potrebbe applicare una quota di annullamento di 2,00 euro e 2,50 euro rispettivamente per ogni tessera ragazzo o adulto: questa quota verrà versata all’ANSPI Nazionale dalla segreteria zonale con bonifico bancario, poi la quota verrà addebitata al circolo-oratorio in una successiva nota contabile. In ogni caso è possibile far annullare le richieste errate di tessere solo entro il 31 marzo se la richiesta è antecedente a questa data, o entro il 30 settembre se la richiesta è datata tra il 1° aprile e il 30 settembre. Non è possibile annullare tessere fatte con il Pre-tesseramento.

Potrebbero esserci novità e variazioni, perché il sistema di tesseramento è in continuo aggiornamento, tenendo conto anche delle osservazioni arrivate da chi utilizza il sistema informatizzato.

8 – DOCUMENTAZIONE CHE DEVE ESSERE PRESENTE NELLA SEDE DEL CIRCOLO

Ricordiamo quali sono i principali adempimenti da rispettare e la documentazione che le associazioni devono avere nella loro sede da esibire in caso di controlli, e comunque indispensabili per poter essere in regola.

• Originale o copia dell’atto costitutivo
• Originale o copia dell’ultimo statuto registrato
• Certificato di attribuzione del Codice Fiscale con il nome del Presidente in carica
• Eventuale certificato di attribuzione della Partita IVA ed eventuale scelta del regime fiscale previsto dalla legge 398/91 ai fini IVA e Imposte dirette
• Libro Soci – verbali consiglio – verbali assemblee
• Copia del Modello EAS 2009 e del censimento ISTAT 2011
• Copia del certificato di affiliazione all’ANSPI
• Copia di tutti i rendiconto economici (bilanci) approvati negli ultimi 5 anni
• Originali di licenze e/o autorizzazioni per l’attività del bar e documentazione attestante l’invio alla questura della comunicazione riguardante la somministrazione di alcolici nella propria sede.
• Originali della documentazione contabile degli ultimi 5 anni (conservare le fatture, le ricevute fiscali, gli scontrini, i rimborsi, ed ogni altro documento di spese, le eventuali fatture emesse, le ricevute rilasciate ai Soci ed ai tesserati, gli estratti conto bancari e le relative contabili, i registri IVA se si svolge attività commerciale, le eventuali prime note di contabilità)
• Per l’attività di somministrazione di cibi e bevande è necessario il documenti del piano Haccp e dimostrare di aver frequentato il corso organizzato dall’AUSL attraverso l’apposito attestato
• Ogni altro eventuale documento che faccia riferimento all’attività del circolo (copia del contratto di comodato d’uso gratuito dei locali o del contratto di affitto, contratti per l’utilizzo di certi servizi tipo Sky o altro, articoli di giornale, volantini o manifesti delle iniziative svolte, …)

Inoltre, ricordiamo ai circoli che:

• ogni anno entro il 30 aprile è obbligatorio convocare un’assemblea dei soci per l’approvazione del bilancio. Inoltre, ogni 3 o 4 anni (dipende dal tipo di statuto in uso) l’assemblea è chiamata a rinnovare le cariche associative.
• Per poter godere delle agevolazioni fiscali, le attività ordinarie di tipo economico devono essere rivolte esclusivamente ai soci, altrimenti si svolge attività commerciale.
• Le convenzioni assicurative dell’ANSPI coprono solo le attività promosse dall’associazione, quindi deliberate dal consiglio direttivo e verbalizzate.

Il fatto di essere associazioni senza scopo di lucro e che operano presso le parrocchie non esenta da qualsiasi tipo di controllo da parte delle autorità preposte (Finanza, Polizia Municipale, SIAE…): solo rispettando le regole civili e fiscali si può godere onestamente dei numerosi e importanti benefici fiscali.

La segreteria del comitato zonale ANSPI di Reggio Emilia è a disposizione per qualsiasi richiesta

e per aiutare i circoli a rimanere in regola evitando spiacevoli sorprese.

Il numero della segreteria del comitato zonale ANSPI di Reggio Emilia è 0522 518474. Chiamando questo numero, in caso di assenza dell’impiegato (che svolge il lavoro per l’ANSPI di Reggio con contratto part-time) la segreteria telefonica informa sugli orari di apertura di quella settimana, variabili a seconda di eventuali altre mansioni, riunioni, commissioni o impegni imprevisti. Gli stessi orari, validi per la singola settimana, possono essere consultati anche sul sito internet www.anspi.re.it cliccando su “Orari della settimana”. Il Comitato zonale ANSPI di Reggio Emilia non dispone di una utenza telefonica mobile: il numero 339 37….7 che molti chiamano e che la segreteria utilizza (per risparmiare) per le chiamate in uscita, è in realtà solo il numero personale del segretario, che potrebbe non trovarsi nelle condizioni di rispondere perché impegnato in altre attività o perché, non essendo in sede ANSPI e non potendo accedere in quel momento al computer o ai documenti in archivio, potrebbe non essere possibile ottenere le risposte che si cercano.